การเป็นผู้บริหารไม่ใช่เรื่องง่ายเลยใช่ไหมล่ะ งานที่มีมันล้นมือไปหมด ถ้ามัวแต่ไปสนใจงานจุกจิกก็ไม่มีเวลาคิดงานสำคัญอีก เวลาเป็นทรัพยากรที่มีค่าจริงๆ แต่เคยสังเกตไหม ว่าผู้บริหารที่ประสบความสำเร็จ เขาไม่เห็นจะมีชีวิตที่ยุ่งเหยิงเลย แถมยังมีเวลาใช้ชีวิตส่วนตัวอีกด้วย
แล้วต้องทำยังไงล่ะ ทุกวันนี้ก็พยายามเต็มที่แล้ว? ถ้าเรายังมีคำถามแบบนี้กันก็มาดูนี่เลย คู่มือผู้บริหาร 9 วิธีจัดการเวลาให้มีประสิทธิภาพ แบบผู้บริหารมืออาชีพ กรอบการจัดการเวลาที่จะกู้คืนอิสระภาพในชีวิตของเราคืนมา
1. การเริ่มต้นวันด้วยแผนการที่ชัดเจน
.
เริ่มจากการ เขียน To-Do List ตั้งแต่เริ่มวัน เพื่อช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของงานทั้งหมดก่อน แล้วลองแบ่งเป็น 4 กลุ่ม ตามเทคนิค Eisenhower Matrix ได้แก่ เร่งด่วน-สำคัญ, ไม่เร่งด่วน-สำคัญ, เร่งด่วน-ไม่สำคัญ, ไม่เร่งด่วน-ไม่สำคัญ
.
ลองลิสต์แผนการของเราออกมาแล้วแบ่งแต่ละเรื่องตามกลุ่มเหล่านี้ดู เราจะได้รู้ว่าควรจะจัดการงานไหนก่อน-หลัง
.
2. โฟกัสงานสำคัญที่สุดก่อนเสมอ
.
อย่าสับสนระหว่างงานด่วนกับงานสำคัญ เราควรให้ความสำคัญกับงานที่สร้างผลลัพธ์สูงสุดต่อธุรกิจก่อน แล้วค่อยมาไล่ทำงานที่รองลงมา การจัดการลำดับความสำคัญแบบนี้จะไม่เพียงแค่ช่วยให้งานเสร็จ แต่ยังจะช่วยลดความเครียดและป้องกันการหมดไฟอีกด้วย
.
3. ใช้เครื่องมือดิจิทัลให้เป็นประโยชน์
.
แทนที่เราจะมาปวดหัวกันทุกเรื่อง ถ้ามีเรื่องไหนที่เราสามารถใช้เครื่องมือมาแบ่งเบาหน้าที่เราได้ก็ควรใช้ให้เกิดประโยชน์และเหมาะสมกับสไตล์การทำงานของเรา เช่น Trello สำหรับจัดการโปรเจกต์, Google Calendar สำหรับตารางนัด หรือ Evernote สำหรับจดโน้ต ฯลฯ
.
ทุกวันนี้เรามีเครื่องมือที่มีประโยชน์เต็มไปหมด ลองศึกษาแล้วเอามาปรับใช้ดู เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้เราจัดระเบียบงานและติดตามความคืบหน้าได้ง่ายขึ้นมาก
.
4. มอบหมายงานอย่างชาญฉลาด
.
เราไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างเองทั้งหมด! ลองเลือกมอบหมายงานที่ไม่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะของเรา ลองให้ทีมหรือจ้าง Outsource มารับหน้าที่นี้แทน การแบ่งงานที่ดีจะช่วยให้เรามีเวลามาโฟกัสกับการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์และงานสำคัญมากกว่า
.
5. แบ่งเวลาเป็นช่วงชัดเจน (Time Blocking)
.
กำหนดช่วงเวลาทำงานแต่ละอย่างให้ชัดเจน เช่น 9.00-10.00 น. ตอบอีเมล, 10.00-12.00 น. ประชุม เทคนิคนี้จะช่วยให้เราโฟกัสได้เต็มที่กับงานแต่ละชิ้น
.
6. ลดสิ่งรบกวนสมาธิ
.
ระหว่างทำงานสำคัญ ลองปิดการแจ้งเตือนจากมือถือ อีเมล และโซเชียลมีเดีย หากเป็นไปได้ให้หาที่ทำงานที่เงียบสงบ การตัดสิ่งรบกวนเหล่านี้จะช่วยเพิ่มสมาธิและทำให้เราทำงานได้เร็วขึ้นอีกด้วย
.
7. จัดเก็บเอกสารและไฟล์ให้เป็นระบบ
.
ตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ให้เข้าใจง่าย จัดหมวดหมู่ให้ชัดเจน เพื่อช่วยประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูลและป้องกันการทำงานซ้ำซ้อน และจะช่วยให้เราเห็นภาพรวมของการทำงานชัดขึ้นอีกด้วย
.
8. ให้ความสำคัญกับการพักผ่อน
.
อย่าเอาแต่ทำงานแบบบ้าคลั่ง ในช่วงระหว่างวันควรลุกออกไปเดินสูดอากาศอย่างน้อยๆ สัก 5 นาที หรือไปดื่มน้ำ การที่เราได้พักเบรกจากการทำงานช่วงเวลาสั้นๆ นี้ ช่วยให้สมองสดชื่น ลดความเครียดและ ทำให้การทำงานของเรามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
.
การที่ธุรกิจของเราจะโตได้ดี ต้องอาศัยไอเดียดีๆที่มีคุณภาพ การพักบ้างจะช่วยให้เราไม่เครียดจนเกินและ ยังมีโอกาสคิดไอเดียดีๆ ได้ตอนพักเบรกอีกด้วย ยังไงก็ควรพยายามรักษาสมดุลชีวิตที่ดีเอาไว้ด้วย
.
9. ทบทวนและปรับปรุงแผนสม่ำเสมอ
.
อย่างน้อยๆ สัปดาห์ละครั้ง ลองนั่งทบทวนว่าอะไรที่เราทำได้ดี อะไรที่เราควรปรับปรุง การรีวิวสิ่งที่เราผ่านมาแล้วจะช่วยให้คุณเข้าใจจุดแข็งและจุดอ่อนในการทำงาน เพื่อพัฒนาวิธีบริหารเวลาให้เหมาะกับตัวเรามากยิ่งขึ้น
.
เจ้าของธุรกิจที่บริหารเวลาได้ดีจะมีเวลาเพียงพอสำหรับคิดงานใหญ่ พัฒนาทีม และดูแลชีวิตส่วนตัวได้อย่างสมดุล ลองนำ 9 วิธีนี้ไปปรับใช้กันดู มันจะช่วยให้เราทำงานได้มากขึ้นโดยไม่ต้องทุ่มเทเวลาเพิ่ม เป็นการทำงานที่ "ฉลาดขึ้น ไม่ใช่หนักขึ้น"
.
ผู้บริหารธุรกิจที่ดีต้องเริ่มจากการบริหารเวลาที่ดี ใครมีเทคนิคการบริหารเวลาที่ดีๆ ที่อยากแชร์เพิ่มเติม ลองคอมเมนต์แบ่งปันประสบการณ์กันบ้างนะครับ